Medarbejderne sparer på IT-budgettet bag ryggen på IT-chefen

 

IT-afdelinger har en chef, et overhoved, og det er ham der bestemmer retningen, hvilke applikationer der benyttes og hvor pengene i afdeling i store træk bruges.

Sådan har det altid været og indtil for et par år siden fungerede det også sådan i praksis.

Denne model er dog i opbrud, da medarbejderne i IT-afdelingen overalt i landet bag ryggen på chefen vælger egne applikationer i skyen. Det gør de fordi det både er nemmere for medarbejderne og samtidigt sparer IT-afdelingen for penge.

Det sætter de danske IT-chefer i en presset situation, da de både står til potentielt at vinde og tabe på denne ændring – og alene til at vinde stort, hvis de tager deres forbehold.

Sparer penge på budgettet – chefer anser det som et plus

Fordelen ved medarbejderne, der arbejder på eget initiativ, er, at skiftet til cloud som udgangspunkt letter budgettet i IT-afdelingen. Den altoverskyggende fordel ved at skifte til cloud computing er de mindre omkostninger og færre bekymringer, der her følger med.

Medarbejderne skifter fordi at deres arbejde bliver nemmere at udføre med de gængse cloud-tjenester. Og når medarbejderne har nemmere ved at udføre deres job stiger deres tilfredshed og produktivitet – noget, virksomheden helt konkret står til at tjene penge på.

At medarbejderne på denne måde viser eget initiativ og sparer virksomheden for penge bør belønnes. Men medaljen har naturligvis en (potentiel?) bagside:

Sikkerhedsrisikoen derimod er et minus

Når brugerne skifter over til tjenester ikke autoriseret af IT-chefen kan dette skabe en sikkerhedsrisiko.

Delvist fordi de kan ende med at vælge services og programmer, der af sikkerhedsmæssige hensyn var undgået i første instans.

Men især fordi at brugerne vælger tjenester, de kender fra deres privatliv som for eksempel enten Dropbox eller Sugarsync til at opbevare og gemme dokumenter.

Når brugerne på denne måde vælger familiære tjenester sker det ofte med samme konto; den private konto.

For at bruge eksemplet med Dropbox vælger medarbejderen at dele arbejdsrelevante dokumenter på hans private konto. For så vidt angår tiden, hvor han er medarbejder i virksomheden er dette ikke et problem; men opstår der endda en tvist og bliver han en forhenværende medarbejder kan han stadig have adgang til disse nu fortrolige og for ham uvedkommende dokumenter på sin private profil.

Han kan også af private årsager have delt adgangen med andre til hans Dropbox-konto – og derved har disse potentielt også adgang til virksomhedens dokumenter, hvilket ej heller er en ønskelig udvikling.

Den potentielle risiko for IT-sikkerhed skal derfor overvejes af IT-chefen . Denne bør overvåge hvilke applikationer medarbejderener bruger samt hvordan de bruges – og eventuelt gribe ind, opstår der en risiko. Det er i de fleste tilfælde muligt at finde en løsning, der tillader brugen af de prisbillige og innovative cloud-løsninger foruden at det kompromitterer sikkerheden i virksomheden.

Især disse tjenester erstattes

Fildeling, videokonferencer, e-mail, chat og sociale netværk er især de cloud-tjenester brugerne kender fra privaten og vælger at skifte over til i arbejdsmæssigt regi.

Eksempler er blandt andet Dropbox, Google Drive, Facebook, Google Chat, SugarSync, Microsoft SkyDrive og des lignende.

De mange nye cloud-applikationer gør virksomheden mere strømlignet, omstillingsmulig og billigere at drive end før – og har IT-chefen hånd i hanke med hvad der foregår af private initiativer blandt medarbejderne kan sikkerhedsrisikoen minimeres og det hele ende i en stor succes.