Store penge at spare ved at binde sig til printerkøb

 

Det er ingen hemmelig, at printere er en dyr fornøjelse. Men printere, og associerede maskiner som scannere og kopimaskiner, er samtidigt nødvendigt udstyr i de fleste virksomheder og alle instanser af det offentlige.

Netop det offentlige har dog ved at binde sig til printerkøb over en årrække sparet 25 % af deres samlede omkostninger til print. Det svarer til 95 millioner kroner. Det fortæller en artikel på IT-magasinet Version2.dk om. Kommunerne har opnået denne besparelse ved at binde sig til en leverandør og ved at vælge de såkaldte multifunktionsprintere til opgaverne.

Multifunktionsmaskiner

Multifunktionsmaskiner er navnet for kombinerede printere, scannere og kopimaskiner. I stedet for at have 3 store klodser stående på kontoret, er det muligt blot at have en enkelt maskine stående, der kan klare hele behovet.

Samlet set koster en multifunktionsmaskine mindre at koste end at købe hhv. en printer, en scanner og en kopimaskine.

Den helt store besparelse viser sig dog midlertidigt i forbindelse med vedligeholdelse af printerne. Ligesom printere er dyre går de ofte i stykker (eller mangler blæk hver tredje time). Når der kun er en maskine, er der også ‘kun’ en maskine, der skal vedligeholdes.

Og netop vedligeholdelsen har kommunerne også fundet en løsning for:

Budgetterede omkostninger med print- og kopiservice

Kommunerne benytter sig nemlig, i stil med mange mellemstore og store danske virksomheder, af print- og kopiservice til at vedligeholde printerne m.v.

En sådan service går ud på, at en ekstern virksomhed får ansvaret for at holde ens printere, ens kopimaskiner samt ens scannere – eller endnu bedre multifunktionsmaskiner – kørende. De står for at vedligeholde maskinerne, at undgå nedbrud, at fylde op med blæk løbende og des lignende.

Sådanne aftaler forløber typisk med et besøg eller to om måneden. Dette sker til en fast pris, der for virksomheden er til at budgettere med. Hvis problemer opstår med en printer har virksomheden her mulighed for at ringe efter de, der udbyder kopi- og printservice og få dem til at tage sig af sagerne. På denne måde er der for virksomheden sikkerhed for, at printerne m.v. altid virker, og at det ikke brækker budgettet igen at få dem til at du, hvis uheldet på et tidspunkt skulle være ude.

Og kender man ens printer ved man, at uheldet ofte er ude.

Print er dyrt – men nødvendigt

Samlet set er det ikke nogen billig fornøjelse i virksomheden at have adgang til problemfri print, scan og kopiering. Det koster penge i anskaffelse i form af dyre printere, i vedligeholdelse i form af blæk, print- og kopiservice med videre og når printerne går i stykker eller ikke længere er duelige starter det hele forfra.

Det er dog muligt ved både at købe multifunktionsmaskiner, ved at binde sig til længerevarende aftaler med både leverandører og udbydere af print- og kopiservice samt ved at investere i de rigtige maskiner til at starte med – få meget gerne rådgivning herom fra professionelle – at holde udgifterne nede på et minimum.

For mange virksomheder skal adgangen til printer nemlig ligestilles med frokosten og et tvungen medarbejdermotion – det kan være ganske nødvendigt og man kan gøre både til en fornøjelse eller en ærgerlig oplevelse.