Let dine medarbejdere for kuverteringen – både for din og deres skyld

De fleste virksomheder har brug for at sende materiale ud. Det kan være foldere, brochure, åbningstilbud eller statusbreve, som din virksomhed ønsker eller skal sende ud til et kunderegister.

Fordi det er for stor en omkostning for virksomheden at ansætte en medarbejder til udelukkende at stå for at pakke og udsende brevmateriale – særligt, hvis I kun udsender brevmateriale til jeres kunder med jævne mellemrum – bliver denne opgave ofte pålagt én eller flere medarbejdere i virksomheden.

Men kuvertering, som er betegnelsen for pakning af breve, foldere, brochurer og andet materiale i kuverter, er et ret tidskrævende arbejde. Især, hvis din virksomhed har et stort kunderegister med mange forskellige modtagere. Samtidig er kuvertering også et besværligt arbejde og en langsommelig proces, som de fleste virksomheder helst ikke vil bruge tid på.

Derfor skal dine medarbejdere ikke stå for kuverteringen

Det betyder, at I enten helt undlader at sende kuvertmateriale til jeres nuværende og potentielle kunder, eller at I får virksomhedens ansatte til at stå for at kuvertere. Ingen af disse løsninger er dog særlig gode eller holdbare.

Hvis I undlader at udsende kuvertmateriale, kan I nemlig risikere at miste både jeres eksisterende og potentielle kunder – og hos nogle virksomheder er dette slet ikke en mulighed.

Samtidig kan det være problematisk at få virksomhedens medarbejdere til at stå for at kuvertere, fordi det oftest ikke er deres job, og de har derfor ikke de nødvendige kompetencer og indsigt i, hvad der skal til for at lave en god kuvertering, hvor sikkerheden er i orden. Du kan dermed ende med at få dårlige eller forkerte kuverteringer og sikkerhedsbrud i forbindelse med medarbejdernes håndtering af persondata til adresseringen på kuverterne.

Derudover kan du risikere at få utilfredse, stressede eller demotiverede medarbejdere. Når dine medarbejdere både skal lave det arbejde, som de er ansat til, og samtidig skal kuvertere, kan det medføre både stress og mistrivsel på arbejdspladsen.

Dette skyldes, at dine medarbejdere får tildelt en opgave, der ligger uden for deres ansvars- og kompetenceområde, og som tidsmæssigt hæmmer dem for at kunne præstere på de områder, de er specialiserede i, som de brænder for, og som har en reel betydning for virksomheden.

Få hjælp til din virksomheds kuvertering

Kuvertering er altså en meget omfattende og tidskrævende opgave, som indebærer håndtering af mange forskellige papirer og persondata. Det er derfor ikke en god idé at lade virksomhedens medarbejdere stå for kuverteringen, fordi det kan være demotiverende og stressende for den enkelte medarbejder, og fordi der netop er stor risiko for, at det kan gå galt; at de forkerte papirer bliver sendt til den forkerte modtager, eller at der opstår brud på sikkerheden.

I stedet kan det være en god idé at få en professionel virksomhed med speciale i kuvertering, til at foretage kuverteringen for din virksomhed.

På den måde kan du skabe større medarbejderglæde ved at lette dine medarbejdere for det tidskrævende arbejde, og lade dem bruge tiden på de opgaver, der motiverer dem, og som har betydning for virksomhedens vækst.

Samtidig kan du, hvis du får en professionel distributør til at varetage dine kuverteringsopgaver, være sikker på, at din virksomhed får en korrekt og sikker kuvertering.

Flere muligheder med professionel kuvertering

Når du får en ekstern distributør til at stå for din kuvertering giver det dig desuden mange flere muligheder for at gøre din virksomhed genkendelig over for dine modtagere.

Du kan eksempelvis få personaliseret dine breve eller postkort, sådan at din virksomhed skiller sig ud fra mængden, og dine modtagere husker netop dig.

Der er altså mange fordele ved at få en professionel virksomhed til at stå for kuverteringen i din virksomhed – særligt fordi det er en tidskrævende, men nødvendig opgave, som kan give mistrivsel i virksomheden og fejlkuverteringer.