Vi printer stadig på livet løs

 

Vi snakker ofte om vores digitale samfund, og hvordan det at sende ens papirer per e-mail eller med den offentlige e-Boks sparer samfundet for mange penge og meget besvær.

Men ikke alt er blevet overført til elektronikken endnu – tværtimod.

De danske virksomheder og offentlige myndigheder især printer stadig på livet løs og printerne er ikke blevet nemmere at håndtere over tiden.

Printere kan mere

Printere i dag kan mere end blot blive tilsluttet en enkelt computer og så sprøjte de dokumenter ud, denne computer foreslår. I større organisationer, såsom virksomheder og det offentlige, er det normalt at benytte sig af de såkaldte netværksprintere.

Her kan flere enheder i samme organisation, uden en fysisk forbindelse i form af et kabel, slutte sig til printeren og begynde at printe ud. Det er smart og sparer masser af besvær i forbindelse med opsætningen – men det skaber samtidigt også grobund for problemer ad anden natur, end man er vant til.

Ikke alene kan printeren gå i stykker, mangle blæk, mangle papir og være almindeligt uvillig – nettet kan være nede, printeren kan være konfigureret skævt på en enkelt computer, passwords til brug af printeren kan ændre sig og så videre. Det kan beslaglægge lang tid for virksomhedens medarbejdere.

En stabil printer skaber produktivitet

Ikke hele tiden at skulle fjerne sig fra den forekommende opgave for at redde printeren skaber produktivitet i virksomheden.

Derfor benytter de fleste mellemstore- og større virksomheder samt offentlige organisationer sig af professionel print- og kopiservice. Her betales en anden virksomhed for at tage sig af vedligeholdelse af printeren, opsætning og des lignende.

Ofte sker dette med et besøg til virksomheden hver måned, hvor alle kamre genopfyldes og forbindelsen mellem printer og de forskellige enheder gentjekkes. På denne måde er det muligt at tage mange af problemerne i opløbet og ikke blot, når problemet opstår og man rent faktisk skal bruge printeren til noget. Proaktiv kopi- og printservice.

God, gammeldags backup

Mange anser det som nemmere at printe et stykke papir ud end at sende det som e-mail. I dag, hvor e-mail har så mange anvendelsesformer, er det nemt at drukne i de mange mails, der dagligt rammer indbakken.

Og flere undersøgelser viser hvordan et budskab står klarere, hvis man som virksomhed har taget sig tid til at sende det per brev til forbrugeren frem for blot en almindelig e-mail.

For nogle virksomheder er det ydermere et krav at printe alt ud og beholde talrige kopier. Det gælder for eksempel for advokater, der under strenge instrukser skal beholde en stor del sagsakter gemt som papirbackup.

I en verden, hvor det er så nemt at foretage backup af alle ens dokumenter online, er vi stadig mange, der tyr til et almindeligt stykke papir, når det gælder backup og arkivering af dokumenter. Både fordi, det er nemmere, og fordi, vi ved, “hvor vi har det”.

Men det forudsætter for manges vedkommende professionel hjælp til opgaven. Hjælp til at holde printeren kørende, til at forhindre problemer (proaktive handlinger frem for brandslukning), hjælp til at sætte det hele op – hjælp til, at virksomheden kan bruge sin tid på andet end at rende rundt efter nye blækpatroner til printeren endnu engang.