Få styr på medarbejderdataene med et HR system

Efter GDPR trådte i kraft i 2018, har flere og flere virksomheder af de virksomheder, der ikke allerede havde et HR system, hoppet på bølgen med at anskaffe sig et. Og det er der god grund til: Det samler nemlig al medarbejderdata ét sted.

GDPR sætter som bekendt krav til, hvordan persondata håndteres og opbevares, og medarbejdernes persondata er ingen undtagelse. Som virksomhed har man en række personoplysninger på sine medarbejdere som eksempelvis CPR-nummer, adresse, kontonummer m.m.

Med GDPR kan man som medarbejder til enhver tid kræve at få at vide, hvilken data en virksomhed har liggende om sig. Ved at have samlet medarbejderdata i et HR system, er denne data let for virksomheden at fremskaffe, hvor man uden et HR system med høj sandsynlighed vil have al medarbejderdata gemt forskellige steder.

Effektiviser manuelle processer

Ud over at et HR system samler medarbejderdata ét sted, så vil systemet også bidrage til at effektivisere en række manuelle processer. I eksemplet, hvor en medarbejder vil have oplyst, hvilken data virksomheden har liggende om sig, kan der spares en del tid på ikke at skulle kigge flere forskellige systemer og mapper igennem, for at finde frem til al data.

Mange HR systemer tillader desuden, at medarbejderne har adgang til deres egen stamdata, som de selv kan redigere. Det kan være, hvis medarbejderen får nyt telefonnummer, ny mailadresse eller ny adresse. I stedet for at sende oplysningerne til sin nærmeste leder, som derefter skal sende det videre til HR afdelingen, kan medarbejderen selv indtaste de nye oplysninger i HR systemet. Der spares altså en manuel proces for to parter: lederen og HR-medarbejderen.

Sæt struktur på MUS-samtalen med HR systemet

Planlæg MUS-samtalen

Alle medarbejdere ved, at de bliver indkaldt til en medarbejderudviklingssamtale minimum én gang om året. Det er medarbejderens leder, der skal sørge for at invitere medarbejderen til udviklingssamtalen, og her vil lederen også kunne få stor gavn af et HR system. Mange HR systemer hjælper nemlig lederne med at bevare overblikket og sikre, at medarbejderen bliver inviteret til udviklingssamtalen i god tid.

Derudover kan lederen også finde al nødvendig information ét sted, da HR systemet også kan opbevare skemaer og aftaler fra tidligere MUS-samtaler. Et HR system kan altså generelt frigive lederen meget tid, som ellers skulle være brugt på manuelle processer.

En god investering

Et HR system er en god investering for både mindre og større virksomheder. Det frigiver en masse ressourcer, som kan anvendes til andre opgaver og indsatsområder.

Tidligere var et HR system en noget større investering, end det er i dag. I dag er HR systemer cloudbaseret, hvilket betyder, at der let kan skrues op eller ned for pladsen eller antallet af brugere. Derudover er mange HR systemer i dag modulopbygget, så man også kun betaler for de funktioner, som man har behov for.

Et eksempel på et billigt HR system er MyHRsol.dk, som ifølge deres hjemmeside kun tager 25 kr./md. pr. medarbejder i medarbejderdatabasen – og prisen falder tilmed pr. medarbejder, jo flere medarbejdere, der er. Med de priser kan langt de fleste virksomheder være med – og med de fordele et HR system giver, kan det så betale sig at lade være?